Nos missions


  • Budget global des opérations et sélection des prestations à la carte...
  • Création du site internet (dépôt du nom de domaine et adresse mail) avec toutes les informations relatives à l’opération (lieu, programme, hébergement, transferts, contacts…)
  • Inscription en ligne
  • Règlement en ligne des prestations
  • Les prestations sont à la carte de l’aérien avec les prises en charge des visas, des hébergements, transferts, salles de réunions, la technique, les comptes rendus, la restauration, les interprètes, les goodies…

Nous exerçons dans ce domaine d’activités depuis plus de 15 années, nous savons vous conseiller pour la réalisation de votre projet au meilleur cout. Notre force est notre expertise et notre réactivité !
Nos moyens techniques à la hauteur de vos opérations !
Un logiciel de gestion vous permettant de suivre l’évolution de votre opération
Un accès extranet pour notre équipe afin de suivre votre dossier en permanence.

Organiser un congrès est comme rédiger un « business plan ». Cela signifie : déterminer les objectifs, analyser des cibles, explorer les moyens et les outils pour y parvenir, faire face à l’évolution et aux changements en cours de route, tout en gardant le cap.

Etre à vos côtés le partenaire privilégié de votre succès en respectant vos impératifs et objectifs.

Par une étude minutieuse de vos besoins et grâce à notre expérience, nous vous proposons une organisation globale pour vous amener aux résultats que vous visez.

  • Etude de faisabilité et établissement du budget prévisionnel
  • Etude et repérage des sites potentiels
  • Elaboration du calendrier des actions à entreprendre
  • Analyse des besoins en partenariat et subventions
  • Rédaction des protocoles d’accord avec les partenaires
  • Conseil en promotion et en marketing
  • Coordination des comités (réunion, diffusion des comptes rendus)
  • Planification et animation des réunions (ordre du jour, convocation)
  • Comptes rendus de réunions et diffusion auprès des comités
  • Organisation des visites de repérage et des déjeuners tests pour le comité d’organisation
  • Reporting (budget, logistique, scientifique) auprès des comités à chaque étape de l’organisation générale
  • Bilan financier et rapport de clôture

Le contenu scientifique est votre principale préoccupation et son rayonnement est l’objectif de votre congrès.

Diffuser, recueillir, classer, transmettre, sélectionner les soumissions, communiquer avec les auteurs et les relecteurs, éditer, imprimer…

Que ce soit une soumission et une relecture simple ou multiple, une notification avec ou sans commentaires, s’assurer de la présence des auteurs…

La gestion des papiers et de leurs auteurs nécessite du temps, des outils adaptés, une rigueur toute administrative.

Nous mettons à votre disposition ce savoir faire et ajustons les solutions à vos besoins, de la définition des instructions aux auteurs à la publication des actes sur le support de votre choix (imprimés, mis en ligne ou édités sur supports numériques).

  • Création, paramétrage et administration du logiciel de gestion scientifique en ligne
  • Rédaction des instructions aux auteurs et templates
  • Création et diffusion de l’appel à communications
  • Gestion des auteurs et de la soumission des communications en ligne
  • Gestion des évaluations (assignation, relecteurs, notification aux auteurs)
  • Synthèse des notifications
  • Relance des auteurs (inscription au congrès et soumission finale)
  • Diffusion des instructions de présentation
  • Gestion des conférenciers invités et des modérateurs
  • Gestion des résumés de communication, des CV et des photos on-line
  • Aide à la mise en place des accords pour l’édition des actes (Xplore – IEEE; revues, éditeurs…)
  • Codification pour constitution du programme final
  • Adaptation de l’équipement audiovisuel

Le partenariat et le soutien financier de l’industrie et des organismes institutionnels peuvent jouer un rôle essentiel dans le succès et parfois la viabilité d’une conférence.

Nous apportons aux organisateurs notre appui total dans ce domaine, de la stratégie de sponsoring à la commercialisation des forfaits en garantissant une relation productive pour tous les intéressés.

Nous établissons les contacts avec les institutions locales, nationales et internationales pour l’obtention de subventions et autres formes de soutiens divers.

  • Définition de l’offre de sponsoring et de partenariat
  • Réalisation du dossier commercial et des contrats
  • Recherche de partenaires à partir de vos fichiers et de notre réseau de contacts
  • Prospection téléphonique, relances et négociations
  • Recherche des institutionnels pour la demande de subventions
  • Conception et rédaction des dossiers administratifs pour demande de subvention
  • Gestion des relations avec vos partenaires et les organismes institutionnels
  • Suivi administratif et financier
  • Rédaction des comptes rendus pour le versement final des subventions

Logistique (n. f. singulier) : ensemble de méthodes et de moyens relatifs à l’organisation d’une entreprise, d’un service.

La logistique d’un congrès requiert un savoir faire et des compétences similaires à celles d’un véritable chef d’orchestre pour assembler et harmoniser l’ensemble des intervenants. Du choix du lieu approprié à la négociation des contrats et la coordination sur place, nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens logistiques adaptés au besoin de votre congrès Nous nous appuyons sur un réseau de prestataires sélectionnés pour la qualité de leur prestation, leur fiabilité, le respect des délais et la maîtrise des coûts.

La rigueur budgétaire, le respect du cahier des charges est une de nos priorités tout en maintenant le niveau d’exigence indispensable à la garantie d’un congrès réussi.

  • Recherche des lieux et des prestataires, appels d’offre
  • Gestion des contrats et négociation avec les prestataires
  • Organisation et aménagement des espaces
  • Gestion de l’équipement d’accueil (matériel et ressources humaines – hôtesses, sécurité)
  • Signalétique (directionnelle, panneaux, kakemono, bannières d’information…)
  • Coordination générale des prestataires sur site
  • Pilotage et contrôle des équipes, des services et des équipements techniques audiovisuels
  • Gestion des pré-projections (salles, matériel, ressources humaines)
  • Organisation du programme social (dîner de gala, dîner de comités, visites touristiques…)
  • Accueil aux gares et aéroports, transferts et mises en place de navettes
  • Gestion du plan de transport pour les participants et/ou invités (aérien, ferroviaire..)

Une partie considérable de la réussite d’un congrès dépend de la couverture médiatique et des moyens de communication mis en place auprès de groupes cibles et des partenaires clés. Notre objectif est que l’information atteigne tous les publics identifiés et potentiellement intéressés par votre congrès. Nous vous proposons à chaque étape du congrès différentes solutions qui vous permettent à la fois d’optimiser vos coûts de promotion et d’en augmenter l’efficacité.

  • Réflexion sur l’identité visuelle de la manifestation, déclinaison graphique
  • Réflexion stratégique et rédaction du plan de communication et plan media
  • Relations Presse (conception et diffusion des communiqués de presse, suivi, relance et veille des médias ; conception dossier de presse ; organisation de conférence de presse)
  • Mise en place des accords avec les partenaires médias
  • Identification des groupes cibles
  • Gestion des listes de diffusion (constitution, mise à jour, renouvellement)
  • Conception de campagnes de promotion sur-mesure
  • Promotion au cours d’autres événements du domaine
  • Conception, développement, hébergement et actualisation du site Internet du congrès
  • Campagnes d’e-mailing / e-newsletters / e-bulletins
  • Conception et envoi des supports de communication et d’édition (première annonce, programme préliminaire, affiche, etc.)
  • Sélection d’outils promotionnels (DVD, des bannières, des cadeaux, etc.)

Le programme scientifique est prêt, les lieux du congrès sont réservés, les salles équipées, le programme social mis en place … Vous avez réuni la majeur partie des éléments pour réussir un congrès de qualité. Cependant il reste un service important à proposer à vos participants nationaux ou internationaux : l’hébergement. Parce qu’il s’agit là d’un élément clé pour une réussite complète, nous vous proposons nos 5 garanties en matière d’hébergement

  • Garantir une disponibilité d’hébergement sur ou à proximité du lieu de votre congrès.
  • Garantir des tarifs « négociés » inférieurs à ceux pratiqués en vente directe.
  • Garantir une vaste sélection d’hôtels retenus pour leur emplacement, qualité et prix.
  • Garantir une offre d’hôtels de différentes catégories à la portée du budget de chacun.
  • Garantir un service de réservation en ligne, adapté, réactif et simplifié.
    – Sélection et visite des hôtels
    – Réservation des contingents
    – Création d’un site internet de réservation en ligne et d’un bulletin en version imprimable
    – Traitement des demandes d’hébergement individuelles et de groupes
    – Elaboration et actualisation des listes des réservations avec les hôteliers
    – Encaissement, suivi des règlements, des relances et traitement des litiges
    – Envoi des confirmations de réservation aux participants
    – Contrôle et règlement de la facturation hôtelière
    – Service d’information hébergement sur le lieu du congrès

Il ne peut y avoir de congrès ou d’évènement sans participants. Faciliter leur inscription, le paiement et la facturation en restant à l’écoute de leurs besoins est l’une des missions prioritaires de notre engagement à vos cotés.

Pour cela, nous vous proposons des outils informatiques évolués permettant une gestion des inscriptions en ligne pour une plus grande rapidité de traitement, réactivité et sécurité.

Notre gestion de l’inscription s’étend aux évènements connexes (programme social, visites touristiques…) pour le participant et son accompagnant avec une possible répartition de la facturation.

  • Interface web pour l’inscription en ligne sécurisé
  • Création d’une page internet et paramétrage d’un bulletin d’inscription en ligne
  • Paiement en ligne sécurisé
  • Service d’information aux congressistes
  • Contrôle des inscriptions, enregistrement et envoi des confirmations
  • Edition et envoi des factures
  • Gestion des règlements et relances
  • Inscription des groupes (spécificités des invités des partenaires) et des comités
  • Gestion des demandes et envoi des lettres facilitant l’obtention de visa
  • Préparation des enveloppes nominatives incluant le badge, le certificat de présence, les tickets d’accès.
  • Insertion des documents dans des sacoches aux couleurs du congrès
  • Accueil et inscription des participants sur place
  • Remise des sacoches et enveloppes d’accueil aux participants
  • Envoi aux organisateurs de bilans d’inscription et des encaissements
  • Partage et accès direct à l’information pour les organisateurs via un Extranet sécurisé

Le programme social regroupe les différentes activités annexes (intégrées ou non dans l’inscription) que le congrès propose à ses participants et leurs accompagnants ; ce sont des moments attendus par les participants qui viennent compléter la qualité de votre congrès.

Parce qu’on ne peut proposer une soirée dansante à une réunion exclusivement masculine, parce que le menu proposé doit refléter le lieu, la région et correspondre aux attentes et singularité de vos participants, le programme social doit être conçu sur mesure.

Nous vous proposons une palette complète de sites d’accueil et d’animations de prestige enrichie par une recherche personnalisée de qualité et d’originalité. Nous joignons pour vous trois faisceaux de qualité : l’écoute et le conseil ; la connaissance du terrain pour déterminer les lieux, les activités, les scènes qui optimiseront votre événement ; la rigueur budgétaire et la créativité artistique.

  • Organisation des dîners et des événements sociaux du congrès : dîner de gala, réception d’accueil, cocktail, des dîners des comités, dîners des orateurs…
  • Organisation de visites guidées touristiques
  • Organisation de visites techniques des sites industriels et laboratoire de recherche de votre domaine
  • Suggestion des lieux et étude de coûts
  • Suggestion et mise en place des animations retenues
  • Sélection et gestion des prestataires : traiteurs, artistes, sécurité, transporteurs…
  • Réalisation et édition des cartons d’invitations et menus
  • Organisation du programme accompagnant : visites, soirées, excursions
  • Organisation de programmes pré et/ou post congrès

Après avoir défini la charte graphique du congrès, nous concevons et créons les documents du congrès quel que soit le type de support (imprimé, numérique, web…). Nous travaillons avec un réseau de prestataires (imprimeurs, concepteurs, webdesigners …) rigoureusement sélectionnés pour le respect des délais de production et de livraison.

  • Étude des besoins en matière de documents
  • Appel d’offre et sélection des prestataires
  • Conception et édition des documents du congrès :
    – Annonce,
    – Affiche,
    – Appels à communication,
    – Programme préliminaire et final,
    – Des actes du congrès (proceedings) sur support papier ou numérique (CD ou clé USB),
    – Supports de cours (tutoriels)
    – Guide de l’exposition,
    – Journal du congrès
    – Badges, coupons…
    – Menus
    – Accessoires : sacoche, blocs notes, stylos …

Dans le cadre de notre mission, nous élaborons avec vous le budget ajusté à votre projet. Nous vous garantissons une transparence totale sur les comptes, recettes et dépenses. Nous gérons les aspects administratifs, financiers et comptables en tenant à votre disposition en permanence l’évolution de la trésorerie et des finances.

Vous pouvez ainsi adapter les dépenses aux recettes et vous assurer de l’équilibre du budget et de la réussite financière de votre évènement.

  • Etablissement budget prévisionnel
  • Mise à jour régulière des recettes et dépenses et suivi (budget exécutif)
  • Mise en place de l’échéancier des règlements fournisseurs
  • Ouverture de compte dédié à la manifestation si requis
  • Facturation et encaissement des recettes (inscriptions, subventions, sponsoring, exposition)
  • Relance en cas de non paiement des inscriptions, stands et sponsoring
  • Remboursement des notes de frais des comités et invités
  • Paiement des honoraires des tutoriels (établissement lettres honoraires)
  • Clôture et rendu des comptes